Solicitando Certidões pelo Civilonline

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Guia textual e visual para solicitação de certidões (assentos de nascimento e casamento) usando o site CivilOnline.pt
(Apresentamos uma Galeria de imagens, com todo processo de solicitação de certidões no CivilOnline (para referência), no final deste artigo)



Solicitação de Certidões e Pagamento

  1. Acessar o site http://www.civilonline.mj.pt/CivilOnline/ (apresentaremos esta primeira página como "página 1")
    Na caixa localizada no canto superior direito da página principal do site, clicar em Pedido de Certidão Online
  2. No rodapé da nova página apresentada (página 2), clicar no botão Entrar sem autenticação
  3. Na nova página apresentada (página 3) serão apresentados 4 quadros. Para facilitar faremos referência a eles como "quadro 1" a "quadro 4"
    1. Quadro 1: Identificação do Requerente
      • * Campos: "Nome Completo" (Obrigatório), "N.º ID Civil" (opcional), "NIF" (opcional), "Telefone" (requerido) e "E-mail" (requerido)
    2. Quadro 2: Tipo de Certidão
      • Caixa de Seleção com as seguintes opções: "Casamento", "Nascimento", "Óbito", "Declaração de Maternidade" e "Perfilhação"
    3. Quadro 3: Prazo da Certidão
      • Nada a selecionar neste quadro. Nota: Ao passar o mouse acima do "?", informa-se "As certidões online de casamento têm o seguinte custo associado: - prazo de 6 meses - EUR 10 ". Apesar da simples informação, aparentemente o custo de EUR 10 é para qualquer tipo de certidão emitida pelo site CivilOnline.
    4. Quadro 4: Dados do Pedido
      • Neste quadro há uma "caixa de Seleção" com as seguintes opções: "minha" ou "terceiro". Selecione "minha" se a certidão é para você mesmo(a) ou selecione "terceiro" se a certidão é de um parente seu ou outra pessoa. Caso selecione "minha", alguns dados informados do "quadro 1" serão automaticamente copiados para os outros campos, localizados no quadro 4, após selecionar que a certidão é para você mesmo(a) ou para um "terceiro".
    5. Abaixo dos quadros, botões para "Cancelar Pedido" e "Continuar"
  4. Preenchimento dos "quadros" da "página 3"
      1. Quadro 1: Preencha:
        • Nome completo do requerente da certidão,
        • Telefone (no formato Código do País (55) + Código de DDD (11, 21, 51,...) + Telefone).

          Exemplo para um telefone do Rio de Janeiro, Brasil: "5521989990000" [leia-se 55+21+9.8999-0000)

        • E-mail de contato (seu e-mail para receber notificações. Cuidado para não errar!!)
        • Os outros campos ("N.º ID Civil" e "NIF") não são obrigatórios. Caso os tenha e quiser informá-los, facilitará eventuais buscas, caso necessário.
      2. Quadro 2: Selecione o tipo de certidão, de acordo com sua necessidade. Não há como solicitar uma certidão diferente das disponíveis na caixa de seleção.
      3. Quadro 3: Nada a selecionar ou preencher
      4. Quadro 4:
        1. Selecione "minha" ou "terceiro" na caixa de seleção "A certidão que pretende pedir é sua ou de terceiro?"
          • Após esta seleção (acima), novos campos de preenchimento serão mostrados & requeridos no "quadro 4".
          • Caso tenha solicitado "minha", os conteúdos do "quadro 1" (dados do requerente) serão automaticamente copiados para os mesmos campos no "quadro 4". Se precisar alterá-los, realize as alterações necessárias no "quadro 1" que serão refletidas no "quadro 4".
          • Caso tenha selecionado "terceiro", você poderá preencher os campos "Nome Completo" (Obrigatório), "N.º ID Civil" (opcional), "NIF" (opcional), "Telefone" (requerido) e "E-mail" (requerido), relacionados à certidão que está sendo solicitada.
          • Na segunda parte do "quadro 4", informe a "Naturalidade" da pessoa-objeto da certidão (você ou terceiro). Dependendo do país selecionado, os campos posteriores mudarão. Caso "Portugal" seja selecionado como país de nascimento (Naturalidade), você deverá informar o Distrito, Conselho e Freguesia de nascimento seu (ou do terceiro). Se "Brasil" for selecionado como país de nascimento, você deverá informar o "Local" de nascimento seu (ou do terceiro). Ainda neste caso ("Brasil"), informe a Cidade de nascimento (sua ou do terceiro) e, se necessário, Estado de nascimento.
          • Na terceira parte do "quadro 4", informe o nome completo dos pais (Pai e Mãe) (seus ou do terceiro).
          • Na quarta e última parte do "quadro 4", acrescente informações adicionais que julgar necessárias ou simplesmente deixe em branco.
  5. Ao final do preenchimento de todos os dados necessários, dos quadros da "página 3", Clique no botão "Continuar"
  6. Na nova página apresentada ("página 4"), você será apresentado a 4 quadros com os dados anteriormente preenchidos. Está página serve apenas de confirmação de dados e apresentação dos emolumentos (taxa a ser paga pela certidão sendo solicitada). Note que no quadro "Emolumentos", caso não lhe seja devidamente informada, a moeda de cobrança será "Euros". Caso concorde com os dados apresentados, clique no botão "Submeter Pedido" no fundo à direita da página, clique em "Voltar" para revisar e alterar os dados do pedido ou clique em "Cancelar Pedido", para cancelar completamente a operação. Ao submeter o pedido será:
      1. Enviado um e-mail para o endereço eletrônico informado no "quadro 1" da "página 3", com os dados do seu pedido.
      2. Apresentada a "página 5" com 6 quadros e quatro botões de opções, contendo:
        1. Acima de todos os quadros, no topo da página, o "número do seu pedido";
        2. Quadro contendo a data limite para pagamento do pedido;
        3. Quadro com dados de contato do requerente,
        4. Quadro com dados do pedido,
        5. Quadro com dados do pagamento a ser realizado e
        6. quadro com notas explicativas.
        7. Ao final da página existirão botões que lhe permitirão "Sair", "Cancelar Pedido", "Imprimir" (o pedido) e botão "Pagamento Visa/MasterCard". Este último ("Pagamento Visa/MasterCard") deverá ser clicado para prosseguimento da operação e pagamento da taxa (emolumento) com cartão de crédito internacional. Vale a pena lembrar que o cartão utilizado deverá estar habilitado para despesas internacionais. Caso não esteja, ligue para sua administradora e solicite o desbloqueio. Normalmente é uma operação rápida.
  7. Ao prosseguir com o botão de pagamento via cartão de crédito das bandeiras Visa e MasterCard, lhe será apresentada a "página 6", onde os dados do cartão de crédito internacional a ser utilizado como fonte de pagamento da taxa (emolumento) para emissão da certidão sendo solicitada. No momento que fiz este guia, foi-me apresentada a página da "Red Unicre" - "Pagamento seguro com Payline", responsável pelo processamento dos pagamentos via cartão de crédito.
      1. Informe "Número do Cartão de Crédito" (Apenas Visa ou MasterCard), "Data de Validade do Cartão", no formato MM/AA, e "código de segurança" do Cartão de Crédito (normalmente exibido atrás do próprio cartão).
      2. Repare que na parte direita da Tela encontrará um quadro contendo informações sobre o pagamento do pedido, informações de pagamento e valor a ser pago. Abaixo do quadro principal existe um link para cancelar a operação de pagamento. Caso os dados apresentados estejam de alguma forma errados, clique neste link ("Cancelo o meu pagamento").
      3. Ao final do preenchimento de todos os dados, clique no botão "Pagar com cartão" (ainda da "página 6")
      4. Após clicar no botão "Pagar com cartão" o texto do botão apresentará o texto "Aguarde..." e o processamento do pagamento estará em curso.
      5. Dependendo do cartão utilizado poderá ser apresentada neste momento uma nova tela, intermediária (vamos chamá-la de "página 6-A"), de autenticação da operação do cartão de crédito, principalmente se o cartão utilizado estiver vinculado a um banco. No meu caso, por exemplo, utilizei um cartão múltiplo (Cartão de Crédito e Débito), emitido pelo Banco Itaú, e a plataforma de pagamentos (RedUnicre) me redirecionou para uma tela do Banco Itau, para que eu confirmasse a operação com meu cartão de crédito, através do preenchimento adicional (em uma página do banco Itaú) de um código do iToken, relacionado ao meu Cartão de Crédito e conta corrente. Esta é uma camada adicional de proteção da operação de pagamento e, apesar de não ser comum em pagamentos usando Cartões de Crédito via Internet, pode (ou não) ocorrer com você. (Então esteja preparado!) No meu caso, após informar corretamente o código do iToken e confirmar a operação, fui redirecionado a uma nova página.
  8. A nova página apresentada, da plataforma de pagamento da RedUnire ("página 7"), apresenta os dados da operação recém aprovada / concluída e me apresentou (única e exclusivamente) a opção de clicar em um botão "Concluir".
  9. Clicando no botão "Concluir" a plataforma de pagamento me remeteu novamente a uma página de confirmação de pagamento do site CivilOnline ("página 8"). Esta última página (finalmente!!!) apresenta o número do processo de solicitação da certidão (do CivilOnline) e informa o número de confirmação da transação de pagamento, valor pago e data de realização do pagamento. Sugiro a impressão, armazenamento ou até mesmo foto desta última tela.

  • Alguns comentários adicionais:
    • No momento em que você confirma a operação no CivilOnline, antes de seguir para a página de pagamento via Cartão de Crédito, o site CivilOnline lhe envia:
      • Um e-mail com o assunto "Aviso de Pagamento" com informações sobre o pedido confirmado na "página 4".
      • Um SMS com os dados da requisição, para o telefone apresentado na "página 3" (Dados do Requerente). Lembre que, para receber o SMS, o telefone informado no quadro "Dados do Requerente" deve ser um Celular.
    • Após efetivação do pagamento, o CivilOnline lhe envia outro e-mail, informando sobre a confirmação do pagamento (com o assunto "Notificação de Mudança de estado"). Ambos e-mail têm como origem o e-mail mailto:rnpc.civilonline@dgrn.mj.pr . Caso não os receba, verifique na sua caixa de SPAM, de seu serviço de e-mail.
    • No meu caso específico, recebo em meu celular, via SMS, informações sempre que uma operação ocorre nos meus cartões de crédito. Assim soube também, pela instituição do meu cartão de crédito, que o débito havia ocorrido e o valor debitado. Se você também tem este serviço no seu cartão de crédito, fique atento.
  • Após todo processo de solicitação realizado com sucesso você deve aguardar o recebimento de e-mail do site CivilOnline informando a disponibilidade online da certidão solicitada.

Consulta de Certidão Emitida pelo CivilOnline

  • Como falei, você receberá um e-mail do site CivilOnline no e-mail informado no quadro "informação do Requerente" (página 3). Ele virá do e-mail rnpc.civilonline@dgrn.mj.pt e terá como assunto "Registro Civil Online". Fique atento pois o e-mail pode parar para sua caixa de SPAM, em seu provedor de e-mail.
  • No e-mail, que mostro para vocês na galeria abaixo (página 10), lhe serão informados o número do pedido e o código de acesso para recuperação (ou "download") da certidão pelo site. Acesse novamente o site [1] e clique sobre o botão "Consulta de Certidão" (página 11).
  • Na página "Consulta de Certidão" (página 12 da nossa galeria de imagens) você precisará digitar um "código de verificação", que é um sistema de segurança do site para garantir que apenas pessoas utilizem o serviço (e não programas de computador, automatizados para pedir e recuperar certidões), e precisará digitar as letras ou palavra(s) que lhe serão mostradas em uma imagem. Este sistema de verificação é comumente chamado de "Captcha". Informado o código captcha, você deve, no quadro abaixo (em "Código de Acesso"), informar o código para acesso à certidão solicitada, que você recebeu em seu e-mail. Note que no e-mail existe a informação "Data de Fim", abaixo do código de acesso, que define até que data você poderá acessar o serviço e "baixar" sua certidão. Este procedimento, de recuperação da certidão, pode ser feito quantas vezes você quiser até a data informada acima. Lembre-se que o horário-base do site é o horário português. O melhor é acessar logo a certidão, imprimir ou guardá-la (o arquivo) em um lugar seguro, evitando ter que sempre acessar o site CivilOnline. Então, retornando ao nosso guia, entre com os códigos de verificação e código de acesso e clique sobre o botão "Confirmar". Caso você tenha informado algo errado, o site lhe informará e pedirá para que entre novamente com o código de acesso da certidão e um novo código de verificação.
  • Ao entrar com os códigos corretos e clicar no botão Confirmar, o site lhe apresentará a página de resultado da "Consulta de Certidão" (página 13 da nossa galeria de imagens) com os dados da certidão solicitada. Nesta página você terá duas opções:
    1. Imprimir a página apresentada (através do botão "imprimir", localizado no final da página)
    2. "baixar" (download) do arquivo relacionado à certidão, clicando no hyperlink "Visualizar Documento".

Algumas notas sobre os documentos disponibilizados pelo CivilOnline

  • Clicando no botão "Imprimir" o que você imprimirá é a página do site CivilOnline com os dados da certidão e código de acesso. Esta página que é chamada de Certidão Online e que poderá ser entregue a qualquer repartição pública portuguesa (durante o prazo de validade da certidão)e terá valor de entrega de um documento oficial / certificado. Observe que esta página, que tem valor legal até o fim de sua validade, não é o "documento" propriamente dito (Assento de Casamento, Nascimento, Óbito, Declaração de Maternidade ou Perfilhação). É apenas uma página de Certidão, com valor legal, que permitirá a qualquer um acessar os dados da certidão e o arquivo digital que contém, este sim, o Assento ou Declaração pedido. Como a validade da certidão vence após 6 meses, após 6 meses a Certidão do site não poderá ser mais acessada ou emitida.
  • Independente do relatado acima, eu, autor deste artigo e creio que você também, entendo que o mais importante é o arquivo a ser "baixado", este sim com a cópia digital do assento ou Declaração pedida. Então não deixe de "baixar" o arquivo do Assento ou Declaração e guardá-lo em lugar adequado/conhecido.
  • Note que o arquivo "baixado" não terá valor oficial a não ser se acompanhado da certidão do site, dentro de seu período de validade. No entanto, para efeitos de obtenção de cidadania portuguesa, a entrega da cópia não certificada de um Assento ou Declaração tem seu valor pois as Conservatórias podem confirmar e obter estes documentos de forma oficiosa. Desta forma, se o Assento ou Declaração pedida estiver vencida e não tiver sofrido alterações, basta enviar (SOMENTE) a cópia do arquivo impressa em seu processo que a Conservatória certamente o aceitará.
  • Outro ponto importante sobre este processo é que a certidão não será atualizada durante os 6 meses de sua validade. Então se algum evento ocorrer, dentro dos 6 meses da validade da certidão online, que altere os dados da certidão solicitada, os dados da certidão não serão atualizados no site a não ser que você solicite e pague por uma nova certidão online. Dando um exemplo prático: Pedi e emiti meu Assento de Nascimento em Abril e a validade desta certidão / assento é de 6 meses. Então a certidão disponibilizada no site será válida até Outubro. Se em Julho transcrever meu casamento e o averbamento for incorporado no meu Assento de Nascimento em Agosto, apesar de ainda estar válida a certidão online que emiti em Abril, se usar posteriormente o código recebido em Abril, aparecerão apenas os dados da certidão de Abril, sem os dados adicionais da transcrição realizada em Agosto. Para obter um Assento de Nascimento atualizado, com o averbamento do meu casamento registrado em Agosto, precisarei, após concluído o processo de transcrição, solicitar e pagar uma nova certidão online. Esta nova certidão terá um novo código e me dará acesso a uma nova versão, atualizada, de meu Assento de Nascimento. \#FicaADica

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